Zusatzmodule

Zusatzfunktionen für fucoPAC II© und instaPAC II©

Dokumentenverwaltung
Dokumentenverwaltung
Damit auch in Ihrem Unternehmen der Überblick gewahrt bleibt, bietet fucoPAC II / instaPAC II  das Modul Dokumentenverwaltung. Hiermit können Sie alle anfallenden Dokumente, Grafiken, Bilder einem Fahrzeug, Gerät, Adresse, Bestellung, Schaden, Vorgängen oder Mitarbeitern zuordnen. Somit liegen immer alle notwendigen Informationen vor, die zur Durchführung / Kontrolle der jeweiligen Tätigkeit nötig sind. Das Modul Dokumentenverwaltung  erlaubt es, getrennt für die Bereiche Fahrzeug/Gerät,  Adressverwaltung, Lebensakte und Schadensmanagement, direkt aus dem Programm, eingescannte oder vorhandene Dokumente, Bilder und Belege zuzuordnen,  zu speichern, zu sichten und auszuwerten.
Tanken
fucoPac II / instaPAC II unterstützt Sie sowohl bei der Tankdatenverwaltung und dem Tankdatenmanagement, als auch bei der Auswertung der Daten. Automatischer  elektronischer Tankdatenimport erfolgt von Ihren Betriebstankstellen und/oder  allen namenhaften Tankkarten-Gesellschaften. Verwaltung aller gängigen Tankkarten (z.B. UTA, Esso, Shell, DKV, ARAL, BP, Tank-Pool 24 etc. Manuelle Erfassung von Tankbelegen ist selbstverständlich auch möglich.Neben der Kosten- und Verbrauchskontrolle kann auch eine Missbrauchskontrolle erfolgen. Die Errechnung des Co2 Ausstoßes Ihrer Flotte und vieles mehr ist im Modul Tanken enthalten. Fremdrechnung die der Vertragspartner auf Datenträger bereitstellt, können automatisch verarbeitet werden. Eine automatische Weiterbelastung an Drittfirmen/ und Abteilungen ist über Tank-Faktura möglich.
Reservierung und Pool-Fahrzeugverwaltung
Das Modul Reservierung-/Poolfahrzeug-Verwaltung, bietet Ihnen effiziente Unterstützung der Arbeitsabläufe rund um Ihre Pool-Fahrzeuge. Der Fahrzeug-Nutzer kann über verschiedene Techniken (Outlook, Netz) seine Bedarfsanforderung prüfen. Es werden Ihm die für den angefragten Zeitraum, freien Poolfahrzeuge mit Ausstattung angezeigt,  die Reservierung kann direkt getätigt werden. Der automatisch benachrichtigte Pool-Leiter prüft und bestätigt. Eine automatische Überleitung der bestätigten Reservierung in die Vermietung ist auf Wunsch möglich.
 
Vermietung/ILV
Ob unternehmensinterne Vermietung (ILV), Lang- oder Kurzzeitmiete bei externen Dienstleistern- dieses Modul unterstützt den Vermietvorgang bis hin zu Verbuchung und Abrechnung/ integrierter Leistungsverrechnung. Das Modul fucoPAC II Fahrzeug/Geräte-vermietungen erlaubt es, kurzfristige Vermietungen (tage-, wochen- oder monatsweise) und langfristige Fahrzeugüberlassungen (z.B. für die gesamte Haltedauer) abzubilden. Hierzu stehen variable Abrechnungsmodelle mit zeitbezogener und leistungsabhängiger Verrechnung, sowie Kombinationen daraus zur Verfügung. Funktionale Routinen für die Suche,  Auswahl, Erstellung von Mietverträgen, für die Abrechnung und für den Rechnungsausdruck unterstützen den Anwender bei Verwaltung der Verträge.
Kommunikation und Schnittstellen
Für zahlreiche  Anwendungen im Bereich des Managements von Fuhrparks, technischen Einrichtungen oder Maschinenparks stehen automatisierte ERP- Schnittstellen, zum Rechnungswesen bis zur Zulassungsstelle, zur Verfügung. (Vergleichen Sie bitte mit dem Punkt “Technologie”.)
Schadensmanagement
Mit dem Modul Schadensmanagement vereinfachen Sie Ihren Schadensmanagementprozess signifikant. So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter bei der gesamten Abwicklung von manuellen Routineaufgaben und sorgen für mehr Effektivität. Es bietet alle Funktionalitäten zur internen und externen Abwicklung von Schadensereignissen, insbesondere wird über die integrierte „Auftragsbearbeitung“ die Zusammenarbeit mit Versicherungen, Gutachtern, Werkstätten und Polizei durch dieses Modul gesteuert und dokumentiert. Hervorzuheben sind auch die einstellbaren Work-Flow-Unterstützungen sowie die vielfältigen Auswertungen und Analysen über den Schaden bzw. über das Schadensgeschehen. Vielfache Reports und Analysen sind beinhaltet.
 
Debitorische/Kreditorische Buchung
Debitorische (Rechnungsausgang/ Erlös Sachkonten so wie Kostenstellen-Buchungen) werden automatisiert kontiert und an das jeweilige Rechnungswesen (von SAP bis DATEV)
via ERP-Schnittstellen weitergeleitet. Derzeit existieren Schnittstellen zu ca. 40 unterschiedlichen Rechnungswesen-Programmen. Kreditorische (Rechnungseingang) Buchungen können aus eingelesenen / erfassten Fremdrechungen  generiert, kontiert und via ERP-Schnittstellen weitergegeben werden.
Debitorische /Kreditorische Buchungen im Firmenverbund (gleichzeitige Rechnungsausgangsbuchung Firma A
Rechnungseingangsbuchung Firma B)
sind mehrfach im Einsatz.
Mängelverwaltung
Dieses Modul kann dezentral Mangel-Meldungen und Mängeldaten mit Prioritäten z.B. vom Fahrer aufnehmen / automatisiert übernehmen. Der Fuhrparkleiter oder die Werkstatt wird bei neuen Mängeln automatisch informiert, und kann entsprechend reagieren. Niedrige Prioritäten werden beim nächsten Werkstatt Besuch automatisch angezeigt, und auf den Werkstattauftrag übernommen. Nach Durchführung wird der Mangel automatisch für Reports archiviert.
Personal und Termine
Das Modul Personal-Termine gestattet
neben der Fahrzeug /Geräte-Terminverwaltung, die Personal- bezogenen Termine (gesetzliche wie individuelle) wie Führerscheinprüfung, ADR, Sehtests, Gesundheitsprüfungen  etc. zu verwalten, automatisch zu erinnern und nach Fälligkeit / Durchführung neu zu berechnen.
 
Einkauf / Beschaffung / Beauftragung
Nur für instaPAC II
Mit diesem Aufsatzmodul zur instaPAC II Bestellung erhalten Sie ein komplettes neutrales Einkaufsmodul mit vier Augen-Prinzip und Wertgrenzen. Bestellung (lagerhaltige Artikel), Beschaffung (Investitionsgüter) und Beauftragung (Dienstleistungsaufträge, Abrufaufträge usw.) sind die Teilbereiche. Wareneingang und Rechnungskontrolle, Rahmenvertragsverwaltung sind beinhaltet. Strukturieren und organisieren Sie alle Beschaffungs- und Bestellvorgänge und steuern so den gesamten Einkaufsprozess.
Ausrüstungs- und Kleiderlager
Nur für instaPAC II  
Mit diesem Aufsatzmodul erhalten Sie ein Instrument zur Verwaltung / Ausgabe/ Rücknahme von Berufsbekleidung, Ausrüstungen ( Mobil -Telefonen, Werkzeugen etc.), die einem Mitarbeiter zugeordnet werden sollen. Sie haben jederzeit im Blick, welcher Artikel ist an welchem Mitarbeiter, wie viele Artikel stehen zur Auslieferung zur Verfügung, und wo liegen diese. Dieses Modul ist in die instaPAC II Materialwirtschaft integrierbar, und erlaubt auch eine automatische Abrechnung mit entsprechender Kostenstellen-Belastung. (ILV)