Funktionen

instaPAC II  passt sich Ihren Bedürfnissen an Durch die Modularität der  instaPAC II Software ergeben sich folgende Vorteile für jeden Fuhrpark: wie in einem Baukastensystem wählen Sie Anfangs nur die Module/Funktionen, die Sie neben den Basis- und Kernmodulen benötigen, dadurch erhalten Sie eine auf Ihr Unternehmen individuell zugeschnittene Lösung. Sie können jederzeit schnell auf sich ändernde Marktsituationen oder Unternehmensstrategien reagieren und weitere Zusatzmodule hinzunehmen um den größtmöglichen Nutzen aus instaPAC II zu generieren.   Vom Leistungsumfang her beinhaltet instaPAC II alle Funktionen von fucoPAC II , zusätzlich können die Module  Einkauf /Beschaffung und Ausrüstungs-/ Kleiderlager gewählt werden.  

Basisfunktionen

FZG-/Geräte-Lebensakte
Zentrale Speicherung sämtlicher relevanter Bewegungsdaten zu jedem Fahrzeug, Gerät oder Objekt. Allen Daten sind automatisch Kostenarten / technische Baugruppen zugeordnet. Zuordnung zu Fahrzeugen, Fahrern, Monteuren, Geschäftspartnern und vielen weiteren Organisationsmitteln. Alle relevanten Daten sind sofort verfügbar. Das bedeutet, das jedes Ereignis und jede Änderung mit dem Zeitpunkt ihrer Wirksamkeit hinterlegt wird, ohne dass der Vergangenheitswert dabei überschrieben wird. So sind zeitbezogene Auswertungen – auch in Form von Graphiken (durch integrierte Graphikmodule) – für jeden Zeitraum möglich.
Datenbank
Die instaPAC II-Datenbankanwendung basiert auf Microsoft SQL-Server ab MS.SQL-Server 2005 bis (derzeit) MS-SQL Server 2012 Bei kleinerem Datenbestand können auch die jeweiligen Express-Versionen von Microsoft genutzt werden.
instaPAC II ist Objekt- Zeit- und Ereignis- orientiert programmiert.
Kommunikation
Datenimport aus anderen Systemen. Direkte Internet-Anwahl aus instaPAC II.  Direkte Versendung von E-Mails aus instaPAC II / fucoPAC II. Direkte Versendung von Export-Anhängen. Direkte Versendung von Dokumenten, Rechnungen, und Bestellungen. Direkte Kommunikation mit ET-Lieferanten. Import von Rechnungsdaten, Tankdaten, Zulassungsinformationen. Import-Schnittstellen zu TÜV, DEKRA, Lieferanten und Mautgesellschaften.
 

Kernfunktionen

Werkstattmanagement
Das Werkstattmanagement als selbständiges Modul beinhaltet die komplette Auftragsbearbeitung,    KFZ-spezifische Materialwirtschaft mit elektronischen Bestellwesen und Inventur,  Werkstätten- und Lager-Organisation, Fakturierung intern/extern, sowie entsprechende Reports. Das gesamte Werkstattmanagementsystem ist modular aufgebaut und somit individuell gestaltbar.
Auftragsbearbeitung
instaPAC II unterstützt Sie konsequent in der Koordination, Bewertung und Optimierung  der Auftragsbearbeitung, durch das Erfassen/ zuordnen von Auftragstexten, der Bearbeitung von Auftragspositionen ( Ersatzeile und Monteurleistung), buchen von Stücklisten, automatische Preisfindung für Leistungen und Ersatzteile, sowie Auftragsabschluss und Faktura (intern /extern bis hin zur Fakturierung/ interne Belastung. Alle Auftragspositionen werden bei der Fakturierung können automatisch kontiert werden.
Das EU-Revers-Charge Verfahren ist integriert und wird bei EU-Auslandskunden automatisch angewandt.
Materialwirtschaft
Diese KFZ-spezifische Materialwirtschaft bietet alle für einen reibungslosen Werkstattablauf notwendigen Unterstützungsfunktionen wie z.B. Artikelstammdaten, Artikel buchen, Lagerbewegung, Inventur, Bestellwesen, ABC-Analysen, Kundenbezogene Rabattierung / Zuschläge, Stücklistenbildung. Es bietet darüber hinaus viele Möglichkeiten in Ein- und Verkauf, z.B. bei auch gleichen Lieferanten unterschiedliche Einkaufs-Rabatte für Organisationseinheiten zu hinterlegen. Somit können die Einkaufsbedingungen von z.B. regional unterschiedlichen Unternehmensteilen abgebildet werden.
 
Termine Zustände Ereignisse
Terminüberwachung: Die Überwachung der vielfältigen technischen, kaufmännischen und gesetzlichen Termine und Fristen erfordert eine aufwendige und flexible Organisation. instaPAC II hat eine umfangreiche Terminverwaltung integriert, mit der Sie alle anstehenden Termine und Fristen für Fahrzeuge, Geräte und Aufbauten im Überblick haben und so nie wieder einen Termin versäumen. Automatische Erinnerungsfunktionen und einstellbare Work-Flow Unterstützung sind integriert. Zusammen mit seinen vielfältigen und anpassungsfähigen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten unterstützt instaPAC II so wirkungsvoll die Kapazitätsplanung in Fuhrpark und Werkstatt. Zustände und Ereignisse: instaPAC II zeigt Ihnen den Einsatzstatus für jedes Fahrzeug/Gerät (z.B. in Beschaffung, aktiv oder in Aussonderung, vermietet, nicht vermietet, Unfall etc.) auf und gibt somit zeitnah Auskunft über seine grundsätzliche Verfügbarkeit und organisatorischen Lebenslauf. Dabei wird die tatsächliche Einsatzbereitschaft durch den Unterbrechungsstatus deutlich. Er signalisiert, ob ein Unfall (selbst- oder fremdverschuldet) eine notwendige Reparatur oder ein anderer Grund den Einsatz verhindert hat.
Organisation und Verwaltung
Innerhalb der Fahrzeugverwaltung werden alle erforderlichen Angaben zur Identifikation, Ausrüstung des Fahrzeuges/Gerätes und seine Zuordnung zu Organisationseinheiten erfasst und gepflegt. Registrierkarten zu den Themenbereichen (Fahrzeug/Geräte, kaufmännische Daten, Termine, Details, Tanken, Vermietung und Dokumente) erleichtern die Orientierung. Gleichermaßen werden die für die kaufmännische Verwaltung des Fahrzeugs/Gerätes notwendigen Informationen erfasst. Registrierlaschen wie zum Beispiel das zuständige Finanzamt, Fixkosten, Versicherungen, Leasing, interne Informationen und Reparatur-Budgets erleichtern, sowohl die Eingabe als auch die Information.
Technik und Ausrüstung
Technik und Ausrüstung
Mit dieser Funktion werden  nahezu alle technischen Informationen zu jedem Fahrzeug erfasst / geladen, bearbeitet, angezeigt  und ausgewertet , wie z.B. die Daten aus amtlichen Zulassungspapieren, Datenblätter etc. Darüber hinaus werden zu jedem Fahrzeug bzw. Gerät weitere Detaildaten in separaten Registern abgelegt.
 
Fixkosten Reparaturen
Kosten: Individuelle Struktur und Trennung nach Fix- und variablen Kosten. Fixkosten (Steuern, Versicherung, GEZ-Gebühren, AFA etc.) werden automatisch zeitbezogen zugeordnet. Elektronischer Import oder manuelle Rechnungserfassung, mit Prüfung, Verteilung und Weiterbelastung an die Fahrzeuge, ggf. Kostenstellen und Konten. Reparatur: Die instaPAC II -Werkstatt-Rechnungen/ interne Belastungen werden automatisch ohne Zutun des Anwenders in die Lebensakte gebucht. Erfassung von externen Reparatur-Rechnungen, schadensbezogenen Vorgängen, z.B. Schäden, Freigaben, Bauteilen. Automatische  Auswertung von Reparaturhäufigkeiten. Die Zuordnung der Kosten zu Reparaturarten und Baugruppen/ Kostenarten kann dazu auf  Positionsebene vorgenommen werden. Die AW-Werte können, wenn sie z.B.  für das Update von Wartungs- und Prüfterminen genutzt werden, hier zugeordnet werden. Auch dazu stellt instaPAC II eine Suchfunktion bereit.
Treibstoff und Tanken
Tanken: instaPAC II unterstützt Sie sowohl bei der Tankdatenverwaltung und dem Tankdatenmanagement als auch bei der Auswertung der Daten, z.B. bei der Missbrauchskontrolle, Errechnung des Co2 Ausstoßes Ihrer Flotte und vieles mehr. Automatischer  elektronischer Tankdatenimport von Ihren Betriebstankstellen und/oder  allen namenhaften Gesellschaften. Verwaltung aller gängigen Tankkarten (z.B. UTA, Esso, Shell,  ARAL, BP etc.). Fremdrechnung die der Vertragspartner auf Datenträger bereitstellt, können automatisch verarbeitet werden.
Controlling
instaPAC II beinhaltet eine komplette Fahrzeug-Kostenrechnung und zusätzlich wertvolle Analyse Instrumente, die ein Controlling wesentlich vereinfachen. Neben dem umfangreichen Kosten-Controlling kann ebenfalls ein technisches Controlling erfolgen, in dem Fahrzeuge, Fahrzeuggruppen nach unterschiedlichsten Kriterien (Reparaturhäufigkeit, Schwachstellen-Analyse etc.) gegenübergestellt, und somit nicht nur die Kosten, sondern auch die Gründe hierfür, schnell und unkompliziert ermittelt werden können.
 
Reporting
Der integrierte Mail- und Job-Server automatisiert auf Wunsch das Reporting Modul, unterstützt und bereichert Ihre Entscheidungsprozesse mit umfangreichen Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten hinsichtlich Kosten, Kraftstoffverbrauch, Mieten, Zustände etc. je nach abgefragten Informationen z.B. nach Fahrzeugen, Fahrern, Verträgen oder Geschäftspartner. Einmal erfasste Reports können automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten abgerufen und per Mail-Anhang versandt werden.
Verrechnung und Buchung
instaPAC II ist in der Lage, kontierte Buchungssätze zu erzeugen, die über eine ERP-Schnittstelle direkt dem Rechnungswesen zugeleitet werden. Hierbei können sowohl kreditorische (Rechnungseingang) als auch debitorische Buchungen (Rechnungsausgang/Erlöse) und Kostenstellen- /Sachkontenbuchungen automatisiert durchgeführt werden. Eingebunden ist eine komfortable Adressverwaltung, die alle abrechnungsrelevanten Informationen zu externen/ internen Kunden und Lieferanten  pflegt.
Investitionsplanung/Budgetierung
instaPAC II erlaubt es, Fahrzeug- bzw. Gerätespezifische Reparatur-Budgets anzulegen und automatisiert zu verwalten. Eine individuell konfigurierbare Warnfunktion bei Erreichen eines definierten Rest-Budgets verhindert sicher, das ungewollte Überschreiten geplanter Instandhaltungskosten, ohne dass eine permanente manuelle Überwachung  notwendig wäre. Dies gilt auch für das Controlling von Fahrzeug-Überlassungsverträgen, bei denen die Instandhaltungskosten durch eine Pauschale abgegolten wird.